1、满足企业全面协同管理

办公自动化系统的常见功能一般包括有：通知公告、文件公布、文件交换、信息发布、资料中心、流程管理、办公用品管理、客户关系管理、人力资源管理、电子邮件、事务管理、系统管理等等，实现了多人、多部门、跨地域的协同办公模式。新型平台型办公自动化系统更是涵盖了包括企业协同工作平台、知识管理平台、项目协作平台、激情管理平台、企业通信平台、信息发布平台、行政办公平台以及信息集成平台在内的全方位立体式协同管理功能。

2、提高企业运转效率

通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展办公手段，实现了办公的高效率。

3、节约企业人力成本和日常运营成本

使用办公自动化系统后，组织行为更高效，过去，企业行政部分需要十几人才能做好的事情，现在由2、3个人在电脑上操作就能完成，人力成本大大降低。还有诸如电话费、纸张、油墨、差旅费等累计起来的日常运营成本，一套办公自动化系统一次投入也就几万块，使用时间却有很多年，平均成本其实很低。

4、构建企业信息化良好基础

随着企业规模的不断扩大，人员日益增加，部门分割加剧，企业对信息化的依赖程度越来越高。办公自动化系统作为信息化的基础管理软件，具有简单、易用、部署快、效果明显等优势，尤其是平台型办公自动化系统,本身就提供了很好的业务系统基础应用和开发框架，非常适合中小企业作为信息化的入门级应用。

5、提高行政监控管理

办公自动化系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在办公自动化软件上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

6、办公辅助

对于办公自动化系统中的办公辅助来讲，其牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。