多行业政策倡导，档案数字化加速

多年以来，国家档案局会同相关部门出台了众多法规标准，包括：环境保护档案管理办法、会计档案管理办法、审计机关审计档案管理规定、高等学校档案管理办法、社会保险业务档案管理规定（试行）等，而对档案管理数字化建设，更是屡屡提及：

2017年，《企业数字档案馆（室）建设指南》印发，指出：企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备。

2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出要创新档案业务监督指导方式，深入开展企业数字档案馆（室）建设，完成50家企业集团数字档案馆（室）建设试点。

2022年，国家档案局启动档案行业标修订，立项重点确定为以下三大领域：1、档案信息化建设方面；2、档案基础业务及实践急需方面；3、采用国际标准、国外先进标准方面。

2024年，《中华人民共和国档案法实施条例》公布，文件指出：加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

传统档案管理方式面临七大挑战

越来越多的政企单位，将档案管理信息化纳入IT规划中，通过数字化系统管理档案，成为众多组织的共识，但各家水平不一。传统档案管理还有很多痛点亟需解决：

  • 归档效率低

    文档分散多部门、多系统，易丢失，人工收集效率低，影响应归尽归

  • 整编难度大

    档案类别多、编号复杂，整编工作量大，人工处理成本高，更易出错

  • 查询速度慢

    档案查询流程慢、文件无关联，搜索查阅周期长、不精准，影响业务

  • 存用风险高

    加密手段少、库房无监控、安全执行不到位，档案存贮利用风险难控

  • 处理任务重

    历史存量档案多，尤其纸质档案数字化处理任务重，亟需智能化助力

  • 业务集成难

    档案与项目、财务等系统没有打通，业档融合度低，影响归档与利用

  • 数据分析少

    档案管理数据分析维度少，呈现不直观，不利于决策支持与管理优化

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台，以档案管理标准化及智能化为核心建设方向，覆盖档案收、整、存、用全业务流程场景，集成多业务系统，支持纸电混合模式，适配国产化软硬件，满足中大型组织档案管理数字化升级需求，助力组织打造新质生产力。

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台7大特色

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档案管理典型应用

  • 档案收集，线上线下皆高效
    满足单份、多份及大批量文件收集需求，支持多种上传方式。通过集成各类业务系统，让公文、人事、项目、财务等业务系统产生的文件可自动归档到档案系统，减少人力成本
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  • 四性检测，确保归档更合规
    根据《DA/T 70-2018文书类电子档案检测的一般要求》要求，支持对档案的真实性、可用性、安全性、完整性进行检测，生成报告；自定义配置检测项，满足企业个性化管理需求
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  • 档案整编，自动配置更省时
    系统可根据实际业务需求配置规则，实现自动排序、自动组件、组卷等功能；按实体管理规则进行装盒管理，降低档案管理人员工作量；支持批量修改、条目合并、拆分等功能
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  • 实体管理，批量处理更轻松
    支持包括档案盒状态管理、上下架、条码管理；支持在线打印各类标签，降低档案管理人员工作量；具有剪切、排序、批量修改、批量上传、批量下载等更多功能
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  • 库房管理，数字孪生更智能
    覆盖库房日常管理（设备、温湿度、安检等记录）、存放位置管理（位置索引，方便上下架）、虚拟库房（可查看各全宗内库房及档案存放情况），实时监控更安全、管理库房更便捷
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  • 档案利用，搜索借用皆方便
    多种检索方式，确保用户快速找到档案；借阅流程与OA集成，支持多种借阅类型（在线查阅、下载原文、借阅原件、领用原件）；电子文件脱敏，支持双文件存储、涂改、水印等
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  • 档案处理，智能提醒鉴定快
    系统会提前一个月（提醒时间可自定义）提醒档案管理员，确保文件得到及时处理；对于无存档价值的档案发起销毁申请，自动赋予“已销毁”标识，销毁的档案不能检索和利用
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  • 档案统计，数赋决策更科学
    蓝凌平台具备档案移交统计、室藏统计、借阅统计、利用统计、电子容量统计等多维度统计分析能力，可根据全宗、分类、保管期限、日期等进行统计分析，助力决策更科学
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  • 数据大屏，档案管理全掌控
    支持数据多图表可视化呈现，包括数据看板、数据大屏等，让数据分析更直观，档案库存、利用情况等全面掌控，助力管理者决策与档案管理工作持续优化
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  • 档案门户，管、用全面高效
    普通用户门户，聚合档案动态、快捷入口、待办事项、通知公告、编研成果等模块；档案管理员门户，聚合数据总览、归档情况、借阅情况、热搜榜等模块，方便档案系统管理与运营
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全栈信创数智化档案管理平台价值

  • 提升档案管理效率

    与业务系统打通接口，线上实现全自动归档，节省人工，提高效率。通过智能检测、合规审核、自动整编、流程审核、数据洞察等，提效管理，助力决策

  • 规范档案业务流程

    符合国家、行业标准，支撑管理制度流程E化，保障所有管理行为标准化；通过系统的辅助，进一步规范档案业务流程，让档案应归尽归、管理全面合规

  • 规避档案存用风险

    完整权限设计、审批制确保档案归档、借出等环节责任到人，操作更合规；库房监控、档案脱敏、数据加密等多种方式，保障存用过程中的安全，降低风险

  • 助力组织数智转型

    提升档案数字化水平，充实企业数字化生态，为转型创新提供更多支撑；改善档案管理数字化用户体验，形成数字档案人人用的习惯，培养企业新质生产力

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